Администрация городского округа г. Салават Республики Башкортостан внедряет систему электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). На данный момент в администрации установлено 25 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 15 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB». Поставку и внедрение осуществляет партнер ЭОС - компания «Медиалюкс» (Уфа).
Решение о переходе к электронному документообороту Администрацией города Салават было принято в рамках выполнения целевой программы «Электронная Россия» и с целью перехода на современные бизнес-технологии.
В своей ежедневной деятельности городская администрация испытывает постоянный рост объема бумажного документооборота. Ожидается, что при помощи системы «ДЕЛО» в Администрации города будут решены задачи по упорядочиванию процессов документооборота, переход к единой схеме работы с документами. Планируется автоматизировать работу с входящими/исходящими документами и корреспонденцией, сократить сроки регистрации и прохождения документов, обеспечить надлежащий контроль исполнения документов.
На момент начала внедрения в Администрации города Салават была автоматизирована электронная регистрация документов в общем отделе. В системе «ДЕЛО» работали только сотрудники общего отдела и секретари заместителей главы.
В ходе реализации проекта было осуществлено:
• настройка удаленного доступа СЭД «ДЕЛО» с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB»;
• регистрация новых пользователей в системе или изменение прав у существующих пользователей в связи с подключением дополнительных рабочих мест;
• тестирование маршрутов движения документов, проектов (регистрация, контроль, исполнение, согласование).
По завершении технических работ, специалисты «Медиалюкс» провели консультации пользователей по работе в системе.
В планах заказчика обеспечение организации многопоточными сканерами и приобретение опции «Поточное сканирование» с целью перевода многолистовых бумажных документов в электронный образ и полного перехода на электронный документооборот. Для эффективного использования системы «ДЕЛО» среди руководства Администрации планируется внедрить «Подсистему оповещений и уведомлений». Подсистема позволит оперативно реагировать на изменения в электронных документах.