ФК «Зенит» внедрил систему электронного документооборота EOS for SharePoint 2010 - разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Проект внедрения СЭД проводился в несколько этапов: обследование схем прохождения документов; создание разветвленных маршрутов согласования договоров, счетов и внутренних служебных документов; разграничение прав пользователей в зависимости от этапа прохождения документа; автоматизация процессов регистрации документов, контроля исполнительской дисциплины; интеграция с ERP Microsoft Navision; загрузка существующей архивной базы договоров в SharePoint.
«Для заказчика автоматизация договорного документооборота являлась приоритетной задачей в связи с необходимостью управлять большим количеством разнородной информации, связанной с договорами. Систематизация и формализация процессов приема, обработки, хранения и передачи этой информации стало нетривиальной задачей» - комментирует Григорий Матвеев, генеральный директор компании по внедрению «Офис-Док» (партнер ЭОС).
Автоматизация договорного документооборота потянула за собой дополнительную задачу автоматизации всего процесса оплаты счетов: от момента создания в СЭД служебной записки на счет до фактической оплаты через бухгалтерскую систему.
В результате выполненных работ были автоматизированы рабочие процессы подготовки и согласования всех видов договоров, счетов, актов, а также служебных записок, связанных с договорами.
На этом проект внедрения не заканчивается. В планах футбольного клуба стоит автоматизация остальных процессов документооборота: обработки входящей/исходящей корреспонденции и организационно-распорядительной документации, а также согласования командировок всей команды.