Именно такая задача была поставлена в прошлом году Министром юстиции Олегом Слижевским. Организация, которая определяет правила документооборота в Беларуси (в числе прочих функций Минюста – реализация государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства), показывает пример полностью «безбумажной» работы.
В Министерстве юстиции Беларуси с 2007 года используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». Это решение является разработкой ООО «Электронное ДЕЛО», партнера компании «Электронные Офисные Системы». Данная конфигурация создана на базе СЭД «ДЕЛО», полностью адаптирована к специфике местного документооборота, и учитывает все нормативные требования по ведению делопроизводства в Республике.
Система «Электронное ДЕЛО» установлена на рабочих местах всех сотрудников Министерства и использовалась до недавнего времени для учета и контроля документов и поручений с одновременным частичным использованием бумажных оригиналов. Принятое руководством решение о переходе к безбумажной технологии работы с документами запустило процессы, которые затронули каждого сотрудника Министерства и значительно перестроили его текущую деятельность.
Безбумажная технология предполагает создание проекта документа, его согласование и подписание исключительно в электронном виде. Для ее полноценного внедрения требовалось провести обучение всех участников СЭД – от высших руководителей до непосредственных исполнителей.
Специалисты компании «Электронное ДЕЛО», осуществлявшие внедрение системы, разработали программу обучения сотрудников Министерства по работе с проектами документов. 18 групп пользователей прошли в конце 2012 года обучение в специально оборудованном учебном классе на территории заказчика. Руководители же Министерства получили индивидуальные консультации по работе в системе.
С первых дней 2013 года работа с некоторыми группами документов в Министерстве юстиции переведена полностью в электронный вид: автоматизированы все «стадии жизни» документа – от создания проекта, согласования до рассмотрения руководством Министерства и подписания. Непосредственными участниками СЭД стали высшие руководители: поручения по документам Министр юстиции и его заместители также выносят только в электронном виде.
В результате полностью отпала необходимость копировать документы и резолюции к ним для вручения непосредственным исполнителям. Организованная в программе «Электронное ДЕЛО» работа с проектами документов исключает хождение бумажного экземпляра, позволяет экономить временные и материальные ресурсы.
Для повышения оперативности работы с документами (проектами) Министерство закупило модуль «Мониторинг кабинетов». Он предназначен для оповещения пользователей о поступлении к ним новых документов и/или проектов документов. Пользователь может получать уведомления, даже не запуская программу «Электронное ДЕЛО».
Использование системы «Электронное ДЕЛО» в Минюсте Беларуси не исчерпывается «классическими» делопроизводственными задачами. С помощью СЭД автоматизированы все базовые управленческие функции – планирование, анализ, контроль, поддержка принятия управленческих решений и т.д.
Как отметили специалисты компании «Электронное ДЕЛО», сейчас «на повестке дня» – продолжение перехода на полностью электронный документооборот в Минюсте и распространение этого опыта на других пользователей системы. В Беларуси «Электронное ДЕЛО» внедрено также в Министерстве информации, Минприроды, Министерстве транспорта и коммуникаций, Минэкономики, МВД, в Информационно-аналитическом центре при Администрации Президента, Госкомитете по имуществу, Государственном таможенном комитете, Государственном пограничном комитете и многих других органах государственной власти. Всего на территории Республики Беларусь более 200 организаций используют «Электронное ДЕЛО» в качестве средства автоматизации документооборота, а также как комплексную информационную систему.