С 2010 года «Балтийская государственная академия рыбопромыслового флота», обособленное подразделение ФГБОУ ВПО «Калининградский государственный технический университет», использует систему «ДЕЛО» в учебном процессе в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!».
Данная программа уже почти десятилетие осуществляется компанией «Электронные Офисные Системы». В рамках этой акции более 250 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана получили свыше 10 тысяч рабочих мест систем автоматизации документооборота «ДЕЛО», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», ЕСМ-систем eDocLib и EOS for SharePoint для использования на занятиях по профильным дисциплинам и для управленческих нужд.
Балтийская государственная академия рыбопромыслового флота, одно из крупнейших высших учебных заведений отрасли рыбного хозяйства России, осуществляет подготовку специалистов по 15-ти специальностям, 4-м направлениям бакалавриата и одному направлению магистратуры. В числе прочих специальностей – «Экономика», «Менеджмент», «Управление персоналом» и «Бизнес-информатика».
Будущие специалисты этих направлений в рамках учебных курсов знакомятся с информационными технологиями и практикой их применения в управлении предприятием. Программу «ДЕЛО» планируется использовать в учебном процессе в качестве примера современной информационной системы, много лет лидирующей на отечественном рынке СЭД/ECM-продуктов.
В 2011 году было принято решение автоматизировать документооборот непосредственно в ВУЗе. Выбор для этой цели СЭД «ДЕЛО» был логичным – систему успели изучить как с точки зрения функционала, так и удобства использования.
На момент внедрения системы «ДЕЛО» документооборот не был автоматизирован, поэтому основной целью стал уход от журнальной регистрации входящих и исходящих документов, а так же приказов. Первоначально было установлено 20 рабочих мест – в отделах делопроизводства и кадров, в приемной ректора, а также в управлениях, на факультетах, в здравпункте и др. Удаленное подразделение академии Калининградский морской рыбопромышленный колледж получило доступ в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web».
Проект нашел поддержку у руководства академии. И в 2012 году автоматизация делопроизводства была продолжена. Дополнительно закуплено 20 рабочих мест, которые в основном были установлены в структурных подразделениях Калининградского морского рыбопромышленного колледжа: в канцелярии, в отделе кадров, в учебно-методических подразделениях и на факультетах.
Система «ДЕЛО» активно используется в повседневной работе академии. Внедрение СЭД позволило автоматизировать основные делопроизводственные операции, а также упорядочить документооборот между подразделениями. В системе ведется регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, автоматизирован процесс доведения информации до сведения пользователей в структурных подразделениях.
Налажен контроль исполнения документов и поручений руководства. В процессе подготовки документов исполнители активно используют прикрепленные к РК шаблоны. Модуль «Отчетные формы» позволяет создавать различные статистические отчеты по документообороту, специализированные шаблоны печатных форм применяются для формирования номенклатуры дел и др.
Все работы по данному проекту были проведены специалистами компании ООО «Весткомп Консалтинг», партнера ЭОС в Калининградской области.