Еще одно региональное управление Следственного комитета России начинает работу в автоматизированном информационном комплексе (АИК) «НАДЗОР», разработанном компанией «Электронные Офисные Системы» специально для органов прокуратуры и следственных организаций. В Следственном управлении по Алтайскому краю в настоящее время система вводится в опытную эксплуатацию.
Делопроизводство в следственных органах имеет ряд особенностей, связанных с необходимостью учета материалов уголовных дел и сопутствующих документов. Только в этих структурах в документообороте существует введенное ведомственными нормативными актами понятие «контрольное производство». Так называют своего рода «контрольные дела», содержащие материалы доследственных проверок, материалы по расследуемым уголовным делам, а также по рассмотрению обращений граждан и др. Отдельно ведется картотека фигурантов – граждан, юридических лиц и их законных представителей, которые обращаются в следственные органы либо указываются в корреспонденции Следственного управления в каком-либо качестве.
Много особенностей и в реквизитах документов, заносимых в журналы или регистрационные картотеки: например, при регистрации обращений граждан обязательно заполняются сведения об аресте или осуждении с указанием статьи УК РФ. В целом необходимым требованием в работе следственных органов является строгий учет движения всей документации, в том числе материалов уголовных дел и доследственных проверок.
Все эти особенности и правила ведения документооборота содержатся в утвержденной в 2012 году Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Инструкция предусматривает использование систем автоматизированной обработки документов только при условии их соответствия установленным требованиям.
АИК «Надзор» как раз и является такой системой, успешно внедренной во многих территориальных следственных комитетах, а также в органах прокуратуры. Всего данный информационный комплекс внедрили уже около 250 организаций.
Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Алтайскому краю начало свою деятельность как самостоятельный государственный орган два года назад. В настоящее время в его структуру входят 10 отделов в центральном аппарате и 19 территориальных следственных отделов.
Документооборот на момент начала проекта велся без применения современных информационных систем, и внедрение АИК должно было решить следующие задачи:
автоматизированная регистрация входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих, внутренних служебных, ОРД, уголовных дел и материалов проверок;
осуществление контроля исполнения документов в электронном виде;
учет и отслеживание движения контрольных производств (КП) в электронном виде;
обмен документами в электронном виде между отделами СУ.
На первом этапе автоматизации СУ по Алтайскому краю закупило 25 рабочих мест. После проведенного обследования действующего документооборота и настройки системы рабочие места были установлены в каждом отделе центрального аппарата СУ для руководителей и специалистов, ответственных за делопроизводство, а также для всех сотрудников отдела по приему граждан и документационному обеспечению.
В системе предусмотрена централизованная регистрация входящих документов и обращений граждан. Исходящие же документы, внутренняя переписка и контрольные производства регистрируются отделами децентрализованно. Руководители отделов выполняют стандартные функции по просмотру документов, отчетов, контролю и вынесению резолюций.
В дальнейшем в СУ по Алтайскому краю планируется увеличение количества мест АИК «Надзор» и подключение к общей СЭД территориальных отделов. В итоге будет создана единая база данных всей системы следственных отделов, расположенных в Алтайском крае.
Весь комплекс услуг по внедрению АИК «НАДЗОР» в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Алтайскому краю обеспечивает компания «КС-Консалтинг», региональный партнер ЭОС.