Открытое акционерное общество «Белвнешэкономбанк» зарегистрировано Национальным банком Республики Беларусь 12 декабря 1991 г. и занимает ведущие позиции среди коммерческих банков Республики Беларусь в области международных расчетов, валютных операций и обслуживании внешнеэкономической деятельности государства и клиентов. Банк постоянно растет и расширяется. В связи с этим руководство ОАО «Банк БелВЭБ» пришло к выводу о необходимости внедрения системы организационно-распорядительного документооборота (далее – АИС ОРД), основной задачей которого стала бы автоматизация и централизация бизнес-процессов делопроизводства ОАО «Банк БелВЭБ».
На предварительном этапе по итогам анализа рынка решений по автоматизации делопроизводства, а также постановки технического задания на АИС ОРД руководство Банка БелВЭБ сделало свой выбор в пользу СЭД «Электронное ДЕЛО» (на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС) обладающую необходимым функционалом для решения поставленных задач.
В июле 2011 года был дан старт по внедрению проекта. Специалистами компании ООО «Электронное ДЕЛО» было проведено обследование внутренних процессов банка, осуществлено знакомство с руководством и организационной структурой, а также изучена существующая технология управления документами. Результатом проделанной работы стал анализ полученной информации: формализация бизнес-процессов по управлению документацией в организации, разработка предложений по совершенствованию существующей технологии, а также обоснование необходимости и разработка предложений по использованию СЭД в организации.
Документационное оформление внедрения АИС ОРД подтверждалось:
• разработкой и утверждением технического проекта;
• разработкой и утверждением поэтапного плана-графика внедрения системы;
• формированием и утверждением графиков обучения системных технологов и групп различных категорий пользователей;
• разработкой регламентов и инструкций по работе в АИС ОРД.
Для ввода в действие АИС ОРД осуществлялась подготовка объекта автоматизации и пусконаладочные работы, разрабатывалась эксплуатационная документация и локальные нормативные акты, проводилась подготовка персонала.
В период опытной эксплуатации АИС ОРД пользователями системы являлись как работники центрального аппарата, так и работники региональных отделений и РКЦ. Вносились требуемые изменения в настройки системы, должностные инструкции работников банка, инструкции пользователей.
Промышленная эксплуатация АИС ОРД в Банке БелВЭБ началась с апреля 2012 года.
Реализация этого проекта позволила банку централизовать делопроизводство и перевести документооборот в электронный вид, ускорить процесс прохождения документов, усилить контроль и исполнительскую дисциплину.