В Республике Хакасия с 2001 года реализуется проект создания системы электронного документооборота в органах исполнительной власти. Базовой системой для автоматизации документооборота в Правительстве Республики и региональных министерствах и ведомствах выбрана СЭД «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.
Поставку программного обеспечения, обучение IT-специалистов заказчика, методическую и техническую поддержку по проекту обеспечивает компания «КС – Консалтинг», партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири.
Первые рабочие места были внедрены в 2002 году в аппарате Правительства. В 2006 году рабочими местами СЭД «ДЕЛО» были обеспечены все министерства и ведомства, а с ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов с использованием электронной подписи. С 2009 года все ведомства работают в единой СЭД с общей базой данных, а рабочими местами в системе сегодня обеспечено подавляющее большинство государственных служащих данных органов.
Проект во многом уникален: все работы по внедрению велись непосредственно силами сотрудников заказчика; все руководители ведомств имеют электронные подписи; в Правительстве Хакасии полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов (на стадии визирования не существует «бумажного» проекта документа и листа согласования). В систему документооборота имеет доступ региональная Прокуратура, а также ряд других территориальных органов федеральных министерств и ведомств.
В настоящее время нормативной базой проекта является долгосрочная целевая программа «Развитие информационного общества в Республики Хакасия (2011-2015 годы)». В этот документ отдельным разделом включена подпрограмма «Развитие электронного Правительства и информационного пространства Республики Хакасия», которой предусмотрены мероприятия по развитию системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
Конечным результатом реализации этих мероприятий должно стать обеспечение всех работников органов исполнительной власти доступом к СЭД и создание условий для перехода к технологии безбумажного юридически значимого документооборота. Доля сотрудников исполнительных органов государственной власти, работающих в системе автоматизации делопроизводства и документооборота, должна составить в 2015 году 85%. Согласно концепции развития СЭД, каждый сотрудник министерства и ведомства Республики должен работать в системе электронного документооборота «ДЕЛО» в личном кабинете.
В 2013 году Правительство Республики продолжало развивать проект. Приобретены новые рабочие места и дополнительные опции. В связи с созданием весной этого года новой структуры – Министерства природных ресурсов и экологии – проводились работы по подключению вновь образованного ведомства к общей базе документооборота и обеспечение его сотрудников рабочими местами в СЭД «ДЕЛО».
В соответствии с указаниями Управления Администрации Президента России по работе с обращениями граждан в текущем году организован электронный документооборот с Администрацией Президента РФ по обращениям граждан и организаций, поступающим на имя Президента России и направляемым для рассмотрения в регион. Для этого Правительство Хакасии приобрело лицензию на разработанный ЭОС модуль сопряжения СЭД «ДЕЛО» с АС «Обращения граждан» (установлена в Администрации Президента РФ) через систему межведомственного электронного документооборота по каналам Vipnet.
На сегодняшний день в единой региональной СЭД работают 44 организации. Это все исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия (30 ведомств), 9 подведомственных министерствам и ведомствам организаций и 5 территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти. В органах власти Хакасии используется 282 лицензии СЭД «ДЕЛО», 660 – «ДЕЛО-WEB», 30 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг»), 31 лицензия на опцию «Поточное сканирование», 32 – «Сканирование». Кроме того, 138 пользователей используют опцию «Электронная подпись и шифрование», 108 – систему криптографической защиты «КАРМА». Администрации муниципальных образований РХ работают в собственных базах и взаимодействуют с ЕСЭД по открытым каналам связи при использовании ЭП.
По отзывам заказчиков, система «ДЕЛО» полностью обеспечивает потребности в автоматизации документно-ориентированных деловых процессов в органах государственной власти региона. В адрес компании «КС-Консалтинг», осуществляющей консультационную поддержку проекта, работниками Госкомитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия высказываются только положительные отзывы.
В ближайших планах Правительства Хакасии – полноценное подключение к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), которое будет проведено в соответствии с графиком ФСО России. Это даст возможность обмениваться электронными документами с федеральными органами исполнительной власти и существенно ускорит сроки исполнения решений и указаний высших должностных лиц государства.
В связи с тем, что кадровый состав органов власти постоянно обновляется, а СЭД «ДЕЛО» развивается и получает новые функции, возникла потребность в проведении дополнительного обучения пользователей. Правительство Хакасии рассматривает возможность проведения в 2014 году массового обучения государственных служащих, для чего планирует пригласить специалистов компании «КС-Консалтинг».
Проект в органах власти Хакасии является одним из самых крупных внедрений продуктов ЭОС на региональном уровне. Напомним, что СЭД «ДЕЛО» также выбрана в качестве базовой системы для создания единых систем документооборота в масштабе региона в Алтайском, Забайкальском, Камчатском краях, Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других территориях.