Это решение, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на базе ECM-платформы Microsoft SharePoint, приобретено вузом по акции «Академическая лицензия». Данная акция предусматривает скидку 50% для учебных заведений на приобретаемые лицензии на рабочие места систем «ДЕЛО», «Дело-Web», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», eDocLib и EOS for SharePoint.
ГБОУ ВПО МГПУ создано в 1995 году Правительством Москвы. За годы своего существования МГПУ сформировался как центр науки, образования и культуры Москвы и вошел в тройку ведущих педагогических университетов России. В структуре МГПУ 12 институтов и 4 факультета, Гуманитарно-правовой и Педагогический колледжи, средняя общеобразовательная школа, Филиал в г. Самаре, в которых в общей сложности обучается около 16 тысяч студентов и 200 школьников.
Внедрение системы электронного документооборота является составной частью процесса создания единой информационно-образовательной среды вуза. EOS for SharePoint станет ядром системы обеспечения административно-управленческой деятельности.
Заказчиком были определены ключевые задачи, которые требовалось решить через внедрение ECM-системы:
• организовать электронный документооборот в рамках образовательного учреждения;
• сделать максимально прозрачным и быстрым процессы согласования, визирования документов, выдачи поручений;
• автоматизировать формирование отчетности по исполнению документов и поручений.
В рамках пилотного проекта в течение трех недель специалисты ООО «Юниксофт», партнера ЭОС, провели обследование документооборота и развернули систему на сервере и рабочих местах. Доступ в EOS for SharePoint получили специалисты общего отдела и руководители части подразделений вуза.
В системе настроены 18 видов документов, в том числе:
• приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
• входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
• 3 вида исходящих документов;
• служебные записки.
Была произведена настройка печатных форм, организовано сканирование оригиналов документов, сформирован электронный телефонный справочник, осуществлено обучение специалистов общего отдела.
В перспективе число рабочих мест EOS for SharePoint будет увеличено. На 2014 год запланировано внедрение системы во всех подразделениях университета, а также проведение обучения остальных сотрудников и технолога. При этом заказчик желает полностью использовать возможности электронного документооборота внутри вуза – ввести в систему максимальное количество документов и автоматизировать контроль исполнения. Также в планах заказчика - организовать корпоративный портал по управлению информацией на базе EOS for SharePoint.
Таким образом, Московский городской педагогический университет стал уже вторым педагогическим вузом России, выбравшим EOS for SharePoint для автоматизации управленческой деятельности. Чуть раньше система была внедрена в Башкирском государственном педагогическом университете им. М.Акмуллы. По итогам 2013 года можно видеть активный интерес к данному продукту также у банковского сектора, промышленных предприятий, инженерно-строительных компаний, в торговле.