Администрация городского округа «Город Чита» в начале 2014 года реализовала первый этап создания системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». С февраля в единой базе данных работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Исполнителем проекта и поставщиком ПО является компания «КС-Консалтинг».
Система «ДЕЛО» была внедрена в качестве замены программного продукта, разработанного специалистами заказчика собственными силами и выполнявшего преимущественно учетные функции. Недостаточный функционал этой системы стал основной причиной внедрения современной СЭД, которая позволяет решить следующие задачи: автоматизация регистрации всех групп документов; создание общей документальной базы для подразделений администрации и районов города с возможностью доступа из удаленных подразделений; поиск по любым реквизитам РК; перевод бумажных документов в электронную форму; обеспечение прозрачности исполнения поручений и документов на всех этапах их прохождения; создание электронного архива документов.
На первом этапе проекта заказчик приобрел и внедрил 26 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Установку, настройку и обучение пользователей провели специалисты «КС-Консалтинг».
Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты – в комитетах, управлениях и районных администрациях. Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Кроме этого, в общем отделе были установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места используются для обмена документами с участниками единой системы документооборота (Правительством, министерствами, департаментами, службами, инспекциями и иными структурами).
Для обеспечения непрерывности электронного документооборота и более полного использования функционала СЭД в течение этого года администрация Читы приобрела дополнительно 14 рабочих мест системы, в том числе 10 – «ДЕЛО-Web». Результатами проекта стали: автоматизация регистрации основных групп документов, в том числе организационно-распорядительных (постановлений и распоряжений администрации); внедрение процесса поточного сканирования; настройка процесса контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения; переход на обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.
Напомним, что создание системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг». Как отметил и.о. руководителя Департамента информатизации и связи Забайкальского края Виктор Редров в своем докладе, прозвучавшем на межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», прошедшей в мае текущего года на площадке Правительства Забайкальского края, в единой системе электронного документооборота этого региона работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти (около 1500 человек) и 100% администраций муниципальных районов и городских округов Забайкальского края.