В Тульском государственном музее оружия завершился первый этап проекта по автоматизации документооборота на базе системы «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект ведет компания «СофтЭксперт» (Тула), Золотой дилер ЭОС.

В Тульском государственном музее оружия документооборот подразделяется на два направления: документы, касающиеся специфики музейной деятельности и управленческие документы.

Первая часть документов автоматизирована с помощью соответствующих специализированных программных продуктов, остальная же часть фиксировалась в бумажных журналах регистрации. С целью систематизации и автоматизации работы с управленческой документацией заказчик принял решение о внедрении СЭД «ДЕЛО».

В ходе реализации первого этапа автоматизации документооборота Музея оружия решались задачи упрощения ведения реестра договоров, облегчения поиска документов и доступа к нужной информации, а также налаживание управленческого контроля движения документов.

В результате реализации проекта в каждом подразделении Музея были установлены по одному рабочему месту системы «ДЕЛО». Так же доступ к системе был организован для руководителя Музея оружия и его заместителей. Организована регистрация входящей и исходящей документации, приказов по основной деятельности. Разработана схема работы с входящими и исходящими договорами. Все входящие документы сканируются, таким образом создается электронная база знаний организации.

Решения ЭОС давно и успешно применяются во многих учреждениях культуры. Так, систему «ДЕЛО» используют Государственная Третьяковская галерея, Государственный Эрмитаж, Центральный дом народного творчества, Государственный историко-культурный музей-заповедник «Московский Кремль», ВГИК и другие. Кроме того, на базе системы «ДЕЛО» автоматизирован документооборот в Министерстве культуры РФ.

Работы по обследованию документооборота, внедрению системы «ДЕЛО» и обучению сотрудников Тульского государственного музея оружия проводились специалистами компании «СофтЭксперт», Золотого дилера ЭОС.