В целях повышения оперативности, достижения качественно нового уровня эффективности работы с документами и усиления контроля за исполнительской дисциплиной в Законодательном Собрании Камчатского края вводится система электронного документооборота и управления взаимодействием «ДЕЛО», разработчик – компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва). Ведет проект Департамент систем электронного документооборота «ДиЛеММа» (Хабаровск).
К построению системы документооборота в Законодательном Собрании приступили основательно. Прежде всего, был закуплен отдельный сервер, который будет обеспечивать работу системы, хранение документов в электронном виде и предоставлять доступ к документам в соответствии с правами пользователей. «Основная цель – обеспечить возможность работы законодательного органа с документами в электронном виде, и предоставление возможности депутатам работать с документами, даже если они находятся в самых удаленных уголках Камчатского края», – сказал руководитель аппарата Законодательного Собрания Камчатского края Виктор Морозов.
Для выполнения этой задачи на первом этапе принято решение построить единую систему учета и контроля документооборота, обеспечить движение документов внутри аппарата, приучить сотрудников аппарата к работе в новых условиях. Ведь одна из основных трудностей в процессе внедрения – преодоление психологического барьера, возникающего у сотрудников при переходе на электронный документооборот. «Наши сотрудники при внедрении системы документооборота у заказчика всегда стараются помочь преодолеть этот барьер. Задача Законодательного собрания Камчатского края, как и других органов власти – создавать законодательные документы. Практически все сотрудники аппарата участвуют в этом процессе, и за многие годы у них уже сложилась технология в «производстве» документов, и при переходе на работу с электронными документами они должны ее поменять. Думаю, что сотрудники аппарата при переходе на единую систему документооборота испытывают стресс, который сродни стрессу у человека при смене работы», – рассказал Юрий Кособринов, директор Департамента систем электронного документооборота компании «ДиЛеММа».
Обеспечить автоматизацию делопроизводства и документооборота на первом этапе призвана первичная поставка лицензий на систему «ДЕЛО» в количестве 35 штук. А для ввода электронных образов документов в систему был приобретен и установлен в канцелярии современный потоковый сетевой сканер, обеспечивающий сканирование и распознавание поступающих и отправляемых документов.
Кроме того, выполнена автоматизация подготовки Президиума Законодательного Cобрания, обеспечено формирование проекта повестки дня, протокола заседания, подготовлена развернутая статистическая отчетность по решениям Президиума. На следующем этапе планируется выполнить поддержку проведения заседаний и обеспечить возможность работы депутатов с документами, рассматриваемыми на заседании в электронном виде – электронная повестка заседания.
В Законодательном Собрании внедрена и используется еще одна разработка компании ЭОС – универсальная кадровая система «КАДРЫ». С приобретением данной системы сотрудники отдела кадров Законодательного Собрания могут в автоматизированном режиме вести штатное расписание, личные карточки сотрудников, табель, оформлять очередные отпуска и командировки, формировать распоряжения и многочисленные отчетные формы.