Следственные управления Следственного комитета Российской Федерации продолжают внедрение автоматизированного информационного комплекса «НАДЗОР» (АИК «НАДЗОР»), разработанного ЭОС для решения задач по документационному обеспечению деятельности органов прокуратуры и следствия. В декабре 2014 года компания «Медиалюкс», партнер ЭОС, начала работы по реализации первого этапа автоматизации в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Республике Башкортостан.
Следственное управление по Республике Башкортостан является следственным органом Следственного комитета РФ, осуществляющим полномочия в сфере уголовного судопроизводства. Систему следственных органов СК России образуют центральный аппарат СК в Москве и территориальные и специализированные следственные управления, которые в свою очередь имеют подразделения в городах и районах.
Проект в СУ СК РФ по Республике Башкортостан осуществляется в соответствии с приказом СК России от 18.07.2012 № 40«Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации». Данным документом установлены обязательные в системе Следственного комитета Российской Федерации единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями, а также осуществления контроля исполнения документов.
До внедрения АИК «НАДЗОР» процедуры обработки документов в СУ СК РФ по Республике Башкортостан не были автоматизированы. На начальной стадии проекта предполагалось перейти от традиционной («бумажной») регистрации документов к электронной форме. В рамках первого этапа был обозначен ряд ключевых задач, решение которых стало основным содержанием данной стадии:
o автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте;
o создание системы контроля исполнения поручений высшего руководства, предусматривающей регистрацию всех поручений, с целью повышения качества их исполнения и уровня исполнительской дисциплины;
o автоматизация формирование отчетных форм по документообороту для обеспечения информационной поддержки решений руководства;
o сокращение непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации по документам и поручениям;
o автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.
Специалисты компании «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота, а также обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с внешними корреспондентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения под структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Пользователи заказчика прошли обучение по работе с системой, освоили базовые навыки и основные операции.
В настоящее время система развернута, идет ее постепенное освоение. Проектом предусмотрено оказание консультационной поддержки на период ввода АИК «НАДЗОР» в промышленную эксплуатацию.
Завершением данного этапа станет полный переход к электронной регистрации документов, что станет основой для дальнейшего развития сферы применения АИК «НАДЗОР». В дальнейшем заказчик планирует постепенно перейти на электронное взаимодействие между сотрудниками в процессе работы с документами, поэтапно подключая подразделения, в том числе удаленные (территориальные отделы СУ).